MLSS2015 Kyoto@京大/開催後記(常に執筆途中)


823 (日) から 94 (金)までの2週間,京大で開催されていた 機械学習サマースクール2015京都の 開催をお手伝いしていまして,開催後記をまとめています.

機械学習サマースクールは2002年から開催されている 機械学習の国際的な集中講義で,日本では2012年に京大ではじめて開催 され,今回2015年が二度目の開催になります.2015年の1/22から4/14まで参加応募の募集がされましたが, 京大で開催するという通知自体はそのだいぶ前からされていました.

開催に際した大まかな時系列情報は以下の通りになります.

2014年

  • 〜2014年初頭: 二度目のサマースクール開催の噂が出る
  • 5月: 公式サイトで通知
  • 10月: 内部で準備開始
    • 1021: 打ち合わせ開始・ロゴ作成をしようとする(放置)
  • 11月: ロゴ作り・NIPS2014で広告を出すための下準備が始まる
    • 1127: NIPS2014用打ち合わせ(ロゴ作成含)
  • 12月: 公式サイト準備
    • 125: NIPS2014用ポスター

2015年

  • 119: 公式サイト・応募サイト準備完了
    • Twitter/Facebook/Gmailを抑える(遅い)
  • 120: 直前打ち合わせ
  • 122: 公式サイトオープン・応募開始
    • セキュリティ対策追加(126)
  • 130: 応募サイトのバグが報告される
  • 29: 日本語サイト作成・公開
  • 226: 国内・海外宣伝用ポスター作成
  • 35: 講義スケジュール公開
  • 312: ポスター印刷発注準備
  • 325: スポンサー公開(後に追加・更新)
  • 325: MoA対応 (京大のGlobal Engagement)
  • 326: 宣伝ポスターバラマキ(~3月中)
  • 330: 手が足りなくなったので助けを求める
  • 49: 京大内部へ宣伝
  • 410: 学生用リマインダー・応募締め切り予定日(14日に延長)
    • リマインダー送信(recommendation letter)
    • 審査用システム内部改変(参加者増に応じて)
  • 420: 通知準備
    • 打ち合わせ(420),準備(4/25頃),請求書準備(428),スポンサー対応(429), ホテル予約ページ準備を後輩に投げる,打ち合わせ(57),個別対応多数
  • 5月~7月: 請求書関係
    • 振込確認(国内),Paypal確認(海外)・管理用内部Webアプリ作成,請求書作成・送付
  • 58: Visa用書類準備開始
    • 一部仕事分割(520),書類作成・準備・送付(第一グループから第七グループまで,それぞれ5/26,6/9,6/11,6/16,6/30,7/9),レター準備(5/29,7/20),メール送付関係打ち合わせ(6/3,6/30,7/1)・管理用内部Webアプリ作成
  • 62: 学生補助要員招集準備(京大)
    • グッズ・WiFi/AV・飲食関係・ポスター/チケットなど
  • 6月~8月: ポスター関係
    • ポスター問い合わせ対応・設営/会場準備(7月)・プログラム作成(7/21,8月以降)・管理用内部Webアプリ作成・パネル関係(7/22,8/8,8/10,8/20)
  • 71: サマースクールグッズ用意を丸投げ(8月まで)
  • 713: スポンサー対応
  • 714: 内部打ち合わせミーティング
  • 715: コンペティション開催通知 (University of Big Data),ホテル予約関係終了準備・ホテルと打ち合わせ(6/12,6/28,7/28)
  • 7月後半: ネームタグ関係(見積もり後,マルコ先生に丸投げ)
  • 82: カラオケ・バンケットチケット問題(8/7,8/9,8/20~822)
  • 85: ポスタースポットライト準備
  • 817: 講義下準備
  • 821: 設営準備
  • 822: 設営・Webサイトモバイル対応・ポスタープログラム作成&公開
  • 823-94: サマースクール本番

いくつかの統計情報

興味がある方がいるかもしれないのでまとめました.
数字は端数は適当に丸めてあります.
2012年の情報は未確認ですが,2015年は日本人応募比率は30%程度で, 全体の応募者に占める学生の割合は70%程度です.

2012年 2015年
締切時応募数 390 530
応募者国総数 50 60
(必要に応じて続きを書くかもしれません.)